2　事案の決定は、その決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成して行わなければならない。ただし、軽微な事案については、この限りでない。

2　文書取扱者は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　電子文書取扱者は、総務課長が指名する者をもって充てる。

2　文書の記号は、別表のとおりとする。

3　文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち同一案件に関するものについては、当該案件の完結するまで同一のものを用い、またその案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

4　条例、規則、規程形式を用いる訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、公示令達簿(様式第1号)によりそれぞれ種別に従い暦年ごとに一連番号とする。

2　文書の用字、用語等は、次に掲げる表記の基準によるものとする。

3　前2項のほか、文書の作成に当たってよるべき基準は、総務課長が別に定める。

2　2以上の課に関連のある文書は、その関係の最も深い課に配布し、またその主管が明らかでない文書は、南三陸町行政組織規則第12条の規定に基づき当該文書に係る事務を主管すべきものと決定された課に配布するものとする。

3　配布を受けた文書については、その文書の軽重により文書収発簿(様式第5号)に登載しなければならない。

2　主務課長は、許認可等に係る文書については、行政手続法(平成5年法律第88号)その他法令等の定めるところにより、迅速な処理に努めるものとする。

3　施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、合議決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合において、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

2　回議書を回議するときは、職制の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

3　回議書の内容が他の課に関連するものであるときは、主務課長の査閲又は決裁を経て、関連する課に合議しなければならない。

2　副町長名以上で施行する文書については、主務課長の決裁後又は他の課に合議を要するものは合議終了後、総務課に回付して審査を受けなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、審査を省略することができる。

4　第2項の規定により、総務課において審査するもののうち、課長の専決に係るものについては、総務課長の指定する職員の審査に止めることができる。

2　文書の番号は、第10条第3項及び第4項に規定するところによる。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、原則として、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3　行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

4　第1項本文により公印を押印した場合は、原議の所定欄に公印取扱者印を押して、その責任を明確にしなければならない。

2　文書を発送する日時は、原則として次のとおりとする。

3　前項の規定にかかわらず、電報等、特に急を要するものは、随時発送することができる。

4　第27条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができるものの発送については、郵便等又は使送のほか、電送(ファクシミリ又は電子計算機による送信をいい、総合行政ネットワーク文書情報の送信を除く。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送による発送は、主務課において行わなければならない。

5　総合行政ネットワーク文書の発送は、総合行政ネットワーク文書情報を送信することにより行うものとする。

6　施行する総合行政ネットワーク文書の発送は、原則として総務課において行うものとする。

7　郵便による場合は、原則として料金後納扱いとする。

2　前項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を発送したときは、総合行政ネットワーク文書情報を送信した電子文書取扱者は、原議の所定欄に発送年月日を朱書しなければならない。

2　重要な文書は、災害に際しいつでも持ち出すことができるように、あらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により完結文書を製本したときは、速やかに文書管理目録(様式第10号)を整理しなければならない。

2　文書の保管及び保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

2　総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けるときは、保存年限、編集、製本等について審査し、適当と認めるものは引継ぎを受け、文書の分類記号ごとに整理し、保存するとともに、文書保存カードを整理保管しておかなければならない。

3　前項の規定により引継ぎを受けた文書のうち、適当と認められるものについては、当該文書を撮影したマイクロフイルムを当該文書に代えて保存することができる。

2　総務課長は、文書の閲覧又は借覧を承認したときは、文書閲覧・借覧記録票(様式第14号)に記入し、借覧に係る文書については、受領印を徴して貸し出さなければならない。

3　借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が承認したときは、この限りでない。

2　主務課長は、保存年限を経過しない文書で総務課長との協議により保存の必要がないと認めるものについては、これを廃棄することができる。

3　主務課長は、前2項の処分をしたときは、文書保存カードを整理しなければならない。

4　文書の廃棄は、機密に属するものについては裁断、焼却又は溶解し、その他のものについては他に悪用されないよう最善の方法によって行わなければならない。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年5月1日から施行する。

この訓令は、平成18年10月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存年限については、なお従前の例による。

この訓令は、平成19年12月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年8月1日から施行する。

この訓令は、平成21年1月1日から施行する。

この訓令は、平成23年5月1日から施行する。

この訓令は、平成24年1月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年6月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年5月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年10月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。