○南三陸町議会事務局処務規程
平成17年11月17日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、南三陸町議会の庶務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(係の設置)
第2条 南三陸町議会事務局(以下「事務局」という。)に、次の係を置く。
(1) 総務係
(2) 議事調査係
(分掌事務)
第3条 係の分掌事務は、次のとおりとする。
総務係
(1) 議員名簿(履歴書、役員簿、勤務年数調を含む。)の作成及び保存に関すること。
(2) 文書、物件の収受、発送及び保管に関すること。
(3) 公印の保管に関すること。
(4) 議員の出欠(出席簿の作成、保管、欠席届の受理)に関すること。
(5) 議員の報酬、費用弁償等に関すること。
(6) 議会費の予算、決算及び物品の購入、保管、貸与に関すること。
(7) 儀式、慶弔、交際に関すること。
(8) 議会広報に関すること。
(9) 議長会に関すること。
(10) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。
(11) 職員の服務及び規律、厚生に関すること。
(12) 議員共済会及び互助に関すること。
(13) 図書室の整備、管理に関すること。
(14) 条例、規則、規程等の制定、改廃に関すること。
(15) 統計資料の作成に関すること。
(16) 各種行政に関する世論、情報、資料の収集整理に関すること。
(17) 他係に属しないこと。
議事調査係
(1) 議事日程及び諸般の報告に関すること。
(2) 議案、請願、陳情、意見書等に関すること。
(3) 議会の本会議の議事に関すること。
(4) 議会における選挙に関すること。
(5) 議事次第書に関すること。
(6) 会議録の作成及び保管に関すること。
(7) 議会の傍聴に関すること。
(8) 議場、議長室、議員控室等の管理に関すること。
(9) 常任委員会、議会運営委員会、特別委員会及び全員協議会に関すること。
(10) 委員会の記録作成及び保管に関すること。
(11) 公聴会及び参考人に関すること。
(12) 直接請求代表者の意見陳述に関すること。
(13) 会議の議決、決定等の通知及び報告に関すること。
(14) 事務の調査及び検査に関すること。
(15) 各種法規の調査研究に関すること。
(16) 議員の調査研究に関すること。
第4条 事務局長は、必要があると認めたときは、前条の規定にかかわらず臨時に事務を分掌又は処理させることができる。
(職及び職務)
第5条 事務局には、次の表の左欄に掲げる職を置き、その職務はそれぞれ当該右欄に定めるとおりとする。
職 | 職務 |
局長 | 議長の命を受け、所属職員を指揮監督し、局務を総理する。 |
次長 | 上司の命を受け、事務局の事務を掌理し、局長を補佐する。 |
係長 | 上司の命を受け、係の事務を処理する。 |
職 | 職務 |
上席主幹 | 上司の命を受け、特定事項についての調査、企画及び立案に参画し、並びに主幹等の事務を総括整理する。 |
主幹 | 上司の命を受け、特定事項についての調査、企画及び立案に参画し、並びに担当事務を整理する。 |
主査 | 上司の命を受け、特定事項についての調査研究に当たり、並びに担当事務を整理する。 |
主事 | 上司の命を受け、事務をつかさどる。 |
(事務の決裁)
第7条 分掌事務を処理するときは、職制の順で、査閲又は決裁を受けなければならない。
(事務局長の専決事項)
第8条 次に掲げる事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の事務分担に関すること。
(2) 職員の休暇、欠勤等服務上の願い及び届けに関すること。
(3) 臨時職員の雇用に関すること。
(4) 時間外勤務に関すること。
(5) 職員の県内旅行命令に関すること。
(6) 職員の福利厚生に関すること。
(7) 定例に属し、かつ、重要でない事項の通知、届出、照会、回答及び報告に関すること。
(8) 定例に属し、かつ、重要でない事項の証明に関すること。
(9) 各種の統計及び資料の収集に関すること。
(10) 議決書及び会議録の閲覧に関すること。
(11) 議決書及び会議録の謄抄本の交付に関すること。
(12) 議員控室等の一時使用に関すること。
(13) 前各号に掲げるもののほか、議会の庶務に係る簡易な事項で一般事務に関すること。
(議長の代決)
第9条 議長及び副議長ともに事故があるときは、事務局長がその事務を代決することができる。
2 前項の規定により代決した事項は、速やかに上司の後閲を受けなければならない。
(事務局長の代決)
第10条 事務局長に事故があるときは、次長がその事務を代決することができる。
2 事務局長及び次長ともに事故があるときは、総務係長がその事務を代決することができる。
3 前2項の規定により代決した事項は、速やかに上司の後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。
(職員の服務)
第11条 職員の服務については、町長の事務部局に属する職員の例による。
(文書関係帳簿)
第12条 事務局には、次に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 特殊文書収受簿(様式第2号)
(3) 公示令達簿(様式第3号)
(4) 請願陳情整理簿(様式第4号)
(文書の種類)
第13条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 規則 地方自治法(昭和22年法律第67号)第120条及び第130条第3項の規定により制定するもの
(2) 告示 法令により公表すべき一定の事実について住民に公示するもの
(3) 訓令 権限の行使又は職務に関し職員に対し命令するもの
(4) 一般文書 前3号に定める文書以外のもの
2 文書には、次の各号の区分に従い記号及び番号を付けなければならない。ただし、表彰状、証明書その他軽易な文書については、この限りでない。
(1) 規則、告示及び訓令 「南三陸町議会規則(告示、訓令)」を冠し、暦年により一連番号を付けること。
(2) 一般文書 「南三議」を冠し、会計年度により一連番号を付けること。
(請願書及び陳情書の収受)
第14条 請願書及び陳情書は、請願陳情整理簿により収受し、上司の閲覧を得た上で、必要な措置をしなければならない。
(文書の保存)
第15条 文書の種目及び保存年限の標準は、次に定めるとおりとする。
第1種 永年保存
(1) 本会議、常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会の議事に関するもの
(2) 国会又は関係行政庁に対する意見書等で特に重要なもの
(3) 議会議員共済会(共済給付関係)に関するもの
(4) 人事に関するもの
(5) 訴訟に関するもの
(6) 前各号に掲げるもののほか、永年保存を必要とする重要なもの
第2種 10年保存
(1) 請願、陳情等に関するもの
(2) 議長会議に関するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、10年保存を必要とするもの
第3種 5年保存
(1) 出納に関する文書
(2) 文書の発送に関する諸帳簿
(3) 議会の諸調査その他議会資料に関するもの
(4) 議会事務局長会議その他事務連絡会議に関するもの
(5) 情報公開に関するもの
(6) 前各号に掲げるもののほか、5年保存を必要とするもの
第4種 3年保存
(1) 職員の出勤簿
(2) 前号に掲げるもののほか、3年保存を必要とするもの
第5種 1年保存
簡易な文書
(文書の廃棄)
第16条 保存年限を経過した文書は、目録を作り事務局長の決済を経て廃棄しなければならない。
(文書の取扱い)
第17条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、南三陸町文書取扱規程(平成17年南三陸町訓令第9号)の例による。
附則
この訓令は、平成17年11月17日から施行する。
