(趣旨)

第1条　この規程は、南三陸町立学校における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は、文書により、校長の決裁を受けて行わなければならない。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理状況を明らかにし、もって事務処理の向上に努めなければならない。

(校長の職務)

第4条　校長は、学校における文書事務を総括し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、その処理状況について職員を指導監督しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第5条　学校に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第6条　文書取扱主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理するものとする。

(文書関係簿冊)

第7条　文書の取扱いに関し、次に掲げる簿冊を備えなければならない。

(文書の種類)

第8条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書(前条第2号に掲げるものを除く。)には、記号及び番号を付けなければならない。

(文書の収受及び配布)

第10条　学校に到達した文書は、私人あてのものを除き、次に定めるところにより文書取扱主任において収受し、配布しなければならない。

(料金未払等郵便物の収受)

第11条　郵便料金の未払又は不足の文書が送達されたときは、公務に関するものと認められるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(配布文書等の取扱い)

第12条　主務者は、配布文書について、次のとおり取扱わなければならない。

(文書の処理方針)

第13条　校長は、第10条第1号の規定により文書を閲覧し、自ら処理するほか、所属職員に指示して速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第14条　文書の起案は、次により処理できるものを除き、回議用紙(様式第7号)を用いなければならない。

(文書の供覧)

第15条　配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、供覧することによって完結するものであるときは、次により関係者の閲覧に供するものとする。

(起案の要領)

第16条　起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議書の作成要領)

第17条　回議書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の審査)

第18条　回議書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては審査を省略することができる。

(決裁済の表示)

第19条　決裁を終わった回議書(以下「原議」という。)には、決裁年月日を所定欄に記載するものとする。

(施行文書の処理)

第20条　施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第21条　文書の施行者名は、校長名とする。

(文書の日付)

第22条　施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。

(施行文書の登録)

第23条　施行を要する原議は、文書収発簿又は親展文書収発簿に朱書して登録し、原議に番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(浄書及び校合)

第24条　施行する文書は、浄書及び校合しなければならない。

(公印等の押印)

第25条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第26条　施行する文書は、次により文書取扱主任において発送しなければならない。ただし、特に説明を要するもの又は緊急を要するものは、主務者において手渡し、又は使送により施行することができる。

(発送済の表示)

第27条　発送済の原議には、文書取扱主任において所定欄に発送年月日を朱書し、取扱者の印を押さなければならない。ただし、主務者で発送したときは、主務者が所定欄に発送年月日を朱書し、押印しなければならない。

(文書の整理)

第28条　文書は、未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第29条　文書は、校長の許可を得ないで校外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第30条　完結文書は、文書取扱主任において次に掲げるところにより、文書分類(文書分類表(別表))の基準に従い編集及び製本しなければならない。

(文書の保存年限の種別)

第31条　完結文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。

(保存年限の種別の標準)

第32条　前条第1項に規定する種別の標準は、次のとおりとする。

(整理保存)

第33条　文書取扱主任は、保存すべき文書(第6種に編集するものを除く。)を保存年限の種別ごとに整理して保存するとともに、文書管理目録(様式第3号)を作成しておかなければならない。

(文書の借覧)

第34条　保存文書を閲覧又は借覧しようとする職員は、文書取扱主任の査閲を受けた文書閲覧・借覧書(様式第4号)を校長に提出し、その承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第35条　文書取扱主任は、校長の承認を得て、保存年限を経過した文書を廃棄しなければならない。

(その他)

第36条　この訓令に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、教育委員会事務局及び町長部局の例による。